Agenda, listes, idées… rester zen

En démarrant une nouvelle année, on commence un nouvel agenda, on teste de nouvelles applications et on se promet d’être mieux organisé(e)… Au fil du temps et des urgences, on se retrouve avec un mélange de notes informatiques et de post-it, une accumulation de listes, un cahier fourre-tout, des rappels et alarmes envahissantes… Panique à bord! Ça vous parle? Sur quelles bases s’organiser pour être à la fois efficace, créatif et zen?

L’agenda papier

L’agenda annuel, purement fonctionnel ou joliment décoré, a la particularité de n’être ni personnalisable ni modulable… Pour ma part, je finis toujours par arracher les quelques pages qui me plaisaient ou que j’avais annotées et par jeter le reste. Gâchis et à l’opposé de la démarche « Zéro déchets » !

L’agenda perpétuel tel que le Filofax® et ses cousins est bien plus modulable mais il représente un certain investissement et les « recharges » ont parfois un coût prohibitif et ne sont pas toujours très adaptées ni très esthétiques.

L’intérêt de ces outils papier, en particulier l’agenda perpétuel, est que l’on peut y glisser d’autres papiers, des listes de tâches, y coller des post-it, griffonner ses idées… Ce sont de beaux outils pour stimuler la créativité 🙂

Les outils informatiques

Il existe de nombreuses applications qui nous font miroiter ordre et efficacité. Après avoir testé de nombreuses applications, j’ai retenu les suivantes pour des utilisations très spécifiques:

  • « Calendrier » est l’agenda électronique d’Apple. Synchronisé entre tous les appareils de la marque, on y crée plusieurs calendriers, programme des évènements récurrents, partage des calendriers et on peut le relier à d’autres applications (répertoire, mails, notes, tâches, Omnifocus…). Très puissant, il a probablement des équivalents sous Windows et Linux.
  • « Wunderlist » est une belle appli de listes de tâches en versions mobile et PC synchronisables. Très réactive, simple et modulable, on l’adore pour les listes de courses en partage familial, mais elle peut faire bien plus! Rachetée par Microsoft il y a quelques temps, espérons qu’elle ne fera que s’améliorer…
  • « Evernote » est une puissante application de prise de notes et de tâches en tous genres, particulièrement utile pour capturer des pages web entières. Mais les mises à jour successives qui visent les pro rendent cette appli de plus en plus compliquée et chère.
  • « Notes » et « Rappels » d’Apple sont de petit utilitaires pratiques, intégrés aux autres applis de la marque et qui fonctionnent avec la dictée vocale – un véritable assistant personnel. Après quelques années sans l’utiliser, j’ai redécouvert « Notes » à la faveur d’une mise à jour qui le rend aussi intéressant que Wunderlist et peut-être même Evernote… Je creuse sérieusement l’affaire!
  • Côté professionnel, mes 2 références préférées en gestion de plannings, tâches et projet en général sont les logiciels d’Omnigroup (seulement sur Mac; gestion de projet et planning type Gantt) et BaseCamp, appli en ligne extra mais plus adaptée aux projets en équipe qu’à l’organisation individuelle.

Malgré les fonctionnalités de ces outils merveilleux, je n’ai pu en trouver aucun qui correspondent parfaitement à mes besoins et devoir en utiliser plusieurs à la fois épuise mon énergie et me disperse.

Le « Bullet Journal® » (BuJo®)

Inventé il y a quelques années par un américain, Ryder CAROLL, le « Bullet Journal® » a donné lieu à une véritable industrie du blog et de la papèterie!

Au départ, le principe est simple: organiser un cahier quelconque selon une technique spécifique permettant d’y regrouper toutes les notes, tâches et évènements de notre vie. Cette idée solution très économique nécessite de tout réaliser à la main. Du coup, les adeptes débordent de créativité et abreuvent Pinterest de leurs idées parfois sublimes.

Séduite par le principe, je l’ai testé… Mais mon Bujo® a très vite ressemblé à mon cahier de brouillon de collégienne plutôt qu’à un bel agenda pro, bien organisé et joliment décoré 😋 Et impossible de m’y retrouver évidemment…

Une belle idée créative et romantique, donc, mais pas pour moi.

Mais alors, que faire???

Quand on à tendance à la dispersion et à la distraction, la seule solution est de choisir un outil UNIQUE pour y enregistrer absolument tout (tâches, idées, rendez-vous, notes) et PRATIQUE pour s’y retrouver rapidement, sans hésitation.

Pour ma part, j’ai choisi de faire une synthèse entre un agenda perpétuel et un BuJo®, que je combine à un mode opératoire très simple que je pratiquais déjà mais avec des résultats mitigés faute de l’outil qui me convenait…

Mon agenda perpétuel personnalisé

Mon agenda perpétuel est de format A5, très lisible et facilement personnalisable. Je l’ai organisé en 5 parties:

  1. L’Agenda qui contient toutes les tâches et rendez-vous de l’année, du mois, de la semaine et du jour
  2. Une section « Miss Van F. » où je regroupe mes idées d’articles, fiches recettes et documents utiles pour mes ateliers
  3. Une section « Consultante » qui contient mes comptes-rendus de réunion importants, plannings et fiches de projets en cours
  4. Une section « Perso » où je note tout ce qui concerne le jardin, le bricolage et autres idées farfelues
  5. La réserve de feuilles vierges

Pour que mon agenda corresponde à mes besoins, j’ai dû créer mes propres feuilles (voir photos) – ce qui du coup est également économique:

  • Une page en tête d’agenda pour toutes les tâches, les notes et les idées qui me passent par la tête, sans échéance particulière, et que je passe en revue régulièrement.
  • 1 page par mois avec 2 faces: « pile » pour les tâches, notes et idées à traiter dans le mois, « face » pour les tâches du mois au jardin.

  • 1 page par semaine, séparée en 2 colonnes: 1 pour les tâches de la semaine + 1 avec tous les jours de la semaine, cases réservées aux rendez-vous et tâches impératives du jour.

Pour m’aider à me recentrer lorsque c’est nécessaire, j’ai créé un marque-page-pense-bête qui se trouve toujours à la page de la semaine en cours.

Astuces et méthodes pour rester focalisé(e)

Au fil du temps, j’ai adopté des automatismes et peaufiné des astuces pour éviter de me disperser pour ce qui nécessite de la rigueur tout en restant à l’écoute de mon esprit foisonnant:

1. Limitation des perturbateurs

  • Désactivation de toutes les alarmes et notifications sauf les échéances impératives et lointaines.
  • E-mails: consultation 2 fois par jour maximum. En cas d’urgence, on m’appelle au téléphone ou on m’envoie un SMS. Voir mon précédent article (Bohème organisée: KISS!)
  • Réseaux sociaux: planification pour mes activités professionnelles ; consultation 1 à 2 fois 5 minutes par jour max pour les réseaux perso – un peu plus le week-end.
  • Si je dois rester concentrée sur un document à rédiger, une idée à approfondir… porte fermée, entourage prévenu, téléphone en mode « avion » et une pause tisane – boisson – détente de 2-3 minutes toutes les 20 à 30 minutes environ.

2. Enregistrement, planification et traitement des informations

Si je n’ai pas mon agenda sous la main, j’utilise un post-it, un bout de papier ou l’une de mes applications préférées pour noter un rendez-vous, une tâche, une idée, un rappel.

Dès j’ai mon agenda sous la main, je procède de la façon suivante en reprenant tout ce qui est noté sur un autre support si nécessaire – que je détruit immédiatement:

  • Enregistrement de TOUTES les « ENTRÉES » – rendez-vous, tâches, idées (boulot, perso) – dans la section « Agenda » à l’endroit approprié.
  • Libellés courts, clairs et précis pour être lus et compris rapidement.
  • Tâche avec une échéance = « rendez-vous » dans l’agenda, avec date + durée – déclaration d’impôt par exemple.
  • Tout ce qui n’est ni une tâche, ni une idée, ni un RDV est reporté dans les autres sections.
  • Si une tâche nécessite plusieurs actions => plusieurs sous-tâches.
  • Si une tâche peut être réalisée en moins de 2 minutes => faire, cocher, c’est fini (satisfaction!).
  • Si une tâche nécessite plus de 2 minutes j’utilise un tableau très simple depuis plus de 20 ans pour établir les priorités:

3. Routines

CHAQUE MATIN…

  • Vérification des échéances de la journée
  • Intégration de tâches de la liste hebdomadaire (3 max)

CHAQUE SOIR…

  • Mise à jour de l’état des « entrées »: en cours/terminée/reportée/annulée

CHAQUE LUNDI…

  • Vérification des échéances de la semaine
  • Intégration de tâches de la liste mensuelle sur la liste hebdomadaire
  • Revue des listes d’idées, regroupement des notes, nouvelles idées et notes autour d’un thé ou d’un café

CHAQUE VENDREDI ou SAMEDI…

  • Révision des listes de tâches de la semaine passée et re-programmation

CHAQUE DÉBUT DE MOIS…

  • Vérification des échéances du mois
  • Révision des listes de tâches mensuelles et annuelles et re-programmation

4. Place au vagabondage

Grâce à cette routine, j’aborde chaque jour et chaque semaine sereinement: tout ce qui est important est noté dans mon agenda… mon esprit est libre!

Chaque semaine, je réserve 1 jour sans aucune planification ni tâche pour « absorber » les imprévus et donner libre court à la créativité.

Et quand mon esprit vagabonde ou que je n’arrive pas à avancer sur un sujet, je lâche prise, je fais autre chose. Certains appellent cela « procrastiner », moi je dis « when nothing goes right, go left » 😋 Et je le fais sans état d’âme ni remords car 1) ça ne sert à rien 2) prendre du recul permet souvent de trouver les solutions 3) dès que je suis prête, je consulte mon agenda… tout y est.

Avant de mettre en place mon agenda, je pratiquais déjà mes routines quotidiennes, mensuelles et hebdomadaires mais je passais un temps fou à parcourir tous mes supports.

Depuis plus d’un an maintenant que j’ai réuni toutes ces méthode, elles fonctionnent parfaitement ensemble pour moi et c’est un record absolu de longévité!

Désormais, je suis sereine: tout est enregistré en un seul endroit et j’ai toute la souplesse des autres outils, hi-tech ou archaïques, que je utilise désormais en soutien. NO STRESS!

Voilà, vous savez tout sur mon organisation créative, zen et efficace 😇

Et vous, quels sont vos outils pour rester organisé(e), zen et créative/créatif ?

Si cet article vous inspire, commentez et partagez !

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2 commentaires

  1. Super ! Je ne connaissais pas ce principe…. Moi, avec toutes mes fiches, planning, fiche de fiches…. De quoi perdre les grandes lignes et objectifs principaux, se rajouter du stress pour rien…. Mais avec ça… Je m’y mets tout de suite. Merci beaucoup !!!

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