Bohème Organisée : KISS !

Au boulot comme à la maison, tout est organisé et classé sans que cela ne vous demande aucun effort ? Au contraire, vous êtes plutôt Gaston Lagaffe, entre piles de courriers et de bouquins, post-it tout autour de l’écran du PC, et cela vous convient ? Dans les deux cas, ne lisez pas ce qui suit 😉 Par contre, si vous aimeriez trouver des astuces pour vous libérer de l’espace et du temps sans vous prendre la tête, la « Bohème Organisée » c’est BÔ et c’est ici !

Comment gérer la paperasse et les mails qui arrivent tous les jours, parfois en si grand nombre que l’on a le sentiment d’étouffer ? Comment faire pour ne pas rentrer dans des systèmes de rangement compliqués que l’on n’arrive pas à tenir ?

Ordre-efficacité VS désordre-créativité

On a souvent tendance à opposer ordre-efficacité et désordre-créativité, à considérer la procrastination tantôt comme de la fainéantise, tantôt comme un moment de créativité intense ou un recul nécessaire face à un problème complexe…

Et quand bien même, ne peut-on être tantôt créatif et tantôt efficace ? Tantôt désordonné et tantôt pris d’une frénésie de rangement ? Voir carrément tout cela à la fois ? Quel « mal » y a-t-il à cela ?

Si c’est par crainte du jugement d’autrui, se débarrasser de ce sentiment négatif est une première étape – plus facile à dire qu’à faire.  Si cela cause des problèmes réels dans notre vie – personnels, relationnels, de santé, professionnels, financiers… alors il est temps de s’en occuper ! Et même si un léger « bazar » peut être confortable, ce n’est pas forcément évident de rester zen lorsque les papiers, mails, post-it et autres notifications électroniques s’accumulent 😫

D’un autre côté, lorsque l’organisation devient une « usine à gaz », on s’y perd ! Ne vous est-il jamais arrivé de vous demander « où ai-je bien pu ranger ça ? » Et de passer des heures à chercher un document ou un objet si bien rangé ? Ou d’avoir la sensation d’étouffer sous une montagne de tâches à accomplir ?

Et si vous essayiez « KISS ! » ? C’est un acronyme anglo-saxon pour Keep It Simple, Stupid ou, plus sympa « Keep It Simple and Smart » ou encore « Keep It Short and Simple ». Cela peut se traduire concrètement ainsi :

  • Garder à portée de main uniquement ce que l’on utilise au moins 1 fois par jour
  • Simplifier les classements pour ranger rapidement
  • Regrouper ce qui est utilisé ensemble

Quelques exemples pratiques avec les documents en général et les e-mails en particulier (autres exemples ici).

Les documents

On peut traiter de la même façon tous les documents, qu’ils soient électroniques ou en vrai papier :

  • Une seule « boîte de réception » (INBOX) électronique pour toutes ses adresses mail ou 1 bannette pour tout (revues, courriers, factures, documents pro et perso)…
  • Un archivage simple, le moins compartimenté possible, où l’on balance les documents en vrac sans perdre de temps à les ranger dans des sous-dossiers. Si on en a besoin un jour, c’est à ce moment là que l’on prendra le temps de les rechercher…
  • Bien entendu, on veillera à appliquer une étiquette « STOP PUB » sur la boîte aux lettre – en plus, c’est #ZéroDéchet 😃 – tout comme on règle son filtre à SPAM et ses abonnements mails !

Une fois que ces bases sont posées, traiter les documents en utilisant la grille suivante (pour les mails, voir paragraphe suivant) :

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Une méthode de traitement simple des informations, documents, mails…

Ainsi, ne devrait rester sur le bureau que ce qui est urgent, important et qui prend moins de 5 minutes ou qui est planifié pour aujourd’hui ! Et le soir, il ne reste que ce qui est à continuer le lendemain…

Un exemple : je reçois une facture à régler…

  • Si elle est à régler aujourd’hui, je fais le virement (ou le chèque), je note les références du paiement sur la facture et j’archive celle-ci dans le classeur « paiements », sur le dessus (classement chronologique naturel).
  • Si elle est à régler à une certaine date, je note l’échéance dans mon agenda et j’archive la facture. Je peux même planifier le virement ou préparer le chèque et l’enveloppe à l’avance.
  • Le jour du paiement, je récupère la facture et je procède comme en 1.

Autre exemple : je reçois une revue à laquelle je suis abonnée… Je la dépose immédiatement à côté de mon fauteuil préféré pour en profiter lors de ma prochaine pause 🙂 Une fois que je l’ai lue, je la range dans le salon – sans oublier de trier régulièrement la pile !

Un cas particulier : les e-mails…

Les e-mails

Comment gérer 70 e-mails par jour dans 10 boîtes mails (si si) sans paniquer ? Quelques astuces :

  1. Régler son filtre à SPAM correctement
  2. Régler les préférences d’abonnements sur la plus faible fréquence ou se désabonner (sauf à la Newsletter de Miss Van F. 😋)
  3. Désactiver les notifications de mails (sonores et visuelles) et ne consulter ses e-mails que 3 fois par jour + prévenir ses interlocuteurs : si c’est urgent, ils téléphonent !
  4. Simplifier l’archivage : une dizaine de dossiers max, sans sous-dossier = 2 secondes pour ranger ; les outils de recherche permettent de retrouver les traces…
  5. Au besoin, utiliser les drapeaux(« à lire », « à suivre »…) sans oublier de les passer en revue pour faire le ménage régulièrement !
  6. Archiver uniquement les e-mails dont on veut garder une trace ; jeter les autres (le plus possible).

Une fois que ces bases sont posées, voici comment traiter les mails :

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Traitement des mails : astuces et automatismes

Ainsi, si le mail a plusieurs destinataires :

  • quelqu’un a déjà répondu => compléter uniquement si nécessaire
  • quelqu’un est plus concerné ou qualifié => le laisser répondre
  • la réponse est de votre ressort et prendra moins de 5 minutes => répondre
  • la réponse est de votre ressort mais prendra plus de 5 minutes => répondre rapidement que l’on s’en occupe en précisant le délai, planifier et archiver (voir exemple ci-dessous)

Un exemple : je reçois un mail qui implique 2 jours de travail et une échéance dans 2 semaines…

  1. Je réserve 2 jours dans mon agenda et je note l’échéance avec une alarme ou un point rouge 2 jours avant.
  2. Je crée un dossier sur mon ordi avec le nom du projet, où j’enregistre les pièces jointes et un PDF du mail – pour avoir tous les éléments pour répondre au même endroit.
  3. J’applique un drapeau « en cours » sur le mail, que j’archive dans le dossier « Clients » du logiciel pour pouvoir y répondre le moment voulu.

Au total, J’aurai mis moins de 5 minutes pour faire disparaître ce mail de l’INBOX sans pour autant en perdre la trace 😎

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…et la Bohème dans tout ça ?

… c’est un souffle de désordre qui s’empare de nous de temps en temps, une rêverie déclenchée par un carillon qui tinte dans le vent, une fantaisie hors de propos qui traîne sur le bureau histoire de nous rappeler que tout cela n’est pas sérieux 😉

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Et vous, quels sont vos trucs et astuces pour ne pas perdre pied ?

Bonne journée, folle et organisée !

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